Mobiles und flexibles Arbeiten im Team vereinbaren

Kaum ein Thema hat in den vergangenen Jahren so an Fahrt aufgenommen wie das Thema „Mobiles Arbeiten“. Und kaum ein Thema wird so kontrovers und emotional diskutiert wie das Thema „Mobiles Arbeiten“. Denn die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern flexible und mobile Arbeitsmöglichkeiten bereitzustellen, wie sie noch vor wenigen Jahren kaum denkbar erschienen. 

Wie ich in meinem letzten Blogbeitrag „Flexibles Arbeiten ist eine Führungsaufgabe“ bereits aufgezeigt habe, gibt es auch von Seiten der Belegschaft ein stetig wachsendes Bedürfnis danach. Warum? Weil sich die Lebensentwürfe der Generationen verändern. Flexibles und mobiles Arbeiten hilft dabei, unterschiedlichste Herausforderungen zwischen Berufs- und Privatleben zu meistern: Kindererziehung, Pflege von Angehörigen, stress- oder gesundheitsbedingte Arbeitsreduktion oder auch berufsbegleitende Weiterbildung.

Die persönlichen Anforderungen müssen dabei aber natürlich im Einklang mit den betrieblichen Erfordernissen stehen. Deshalb gehört es zu den Management- beziehungsweise Führungsaufgaben, Modelle hierfür bereitzustellen. Ich habe einige grundlegende Ansätze in meinem letzten Blogartikel bereits dargestellt. Zudem gilt es jedoch auch in den jeweiligen Abteilungen und Teams einen Prozess zu finden, wie sich die Ansprechbarkeit und Produktivität des Teams trotz Flexibilität und Mobilität der Teammitglieder aufrechterhalten lässt.   

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Eine verbindliche Teamvereinbarung ist der Rahmen für das flexible Arbeiten

Die prinzipielle Genehmigung des flexiblen und mobilen Arbeitens bringt es mit sich, dass dieses durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter relativ „spontan“ abgerufen werden kann. Denn die Erfordernisse, insbesondere bei der Kinderbetreuung oder bei der Pflege von Angehörigen, sind oft zeitlich eher kurz als lang im Voraus festgelegt. 

Welche Elemente sollte in einer Teamvereinbarung auf alle Fälle enthalten sein?

Aus meiner Sicht sind folgende Bedingungen für die Arbeit außerhalb des Büros zentral:

  • Präsenz: Welche Präsenzzeiten müssen vom Team und den einzelnen Mitarbeitern abgedeckt werden?
  • Erreichbarkeit: Zu welchen Zeiten und mit welchen Kommunikationsmitteln müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreichbar sein?
  • Gemeinsame Termine: Welche Meetings o.Ä. dürfen nicht durch mobile Arbeit ausgelassen werden?
  • Geeignete Orte: Wo darf prinzipiell gearbeitet werden, wo nicht – insbesondere im Hinblick auf IT-Sicherheit und Datenschutz?
  • Technische Ausstattung: Welche Geräte dürfen zum Einsatz kommen? Hier hat in der Regel auch die IT-Abteilung ein Mitspracherecht.
  • Arbeitspensum und -qualität: Welche Leistung ist zu erwarten, egal ob Heimarbeit vorliegt oder nicht? Hierdurch wird sichergestellt, dass es zu keiner Produktivitätssenkung kommt.

Und noch etwas ist wichtig: Die Teamvereinbarung sollte schriftlich fixiert sein und jährlich einer Evaluation unterliegen. Somit lässt sich nachverfolgen, ob die Praxis des flexiblen Arbeitens den betrieblichen Anforderungen nach wie vor gerecht wird.

 

Im „Trialog“ handeln Individuum, Betrieb und Team die Lösung aus

Die Teamvereinbarung gibt zwar den Rahmen vor, innerhalb dessen flexibles Arbeiten möglich ist – die jeweilige Lösung ist jedoch so individuell wie die Anforderungen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin. Führungskräfte müssen sich daher darauf einstellen, diese auch individuell auszuhandeln und zu vereinbaren. 

Für diesen Prozess hat die berufundfamilie Service GmbH ein wirkungsvolles Instrument entwickelt: den sogenannten „Trialog“.

Es geht dabei um ein Aushandeln von 3 Aspekten: 1. Individuelle Anforderungen. 2. Tätigkeitsbereich beziehungsweise betriebliche Vorgaben. 3. Interessen des Teams. 

Es ist Aufgabe der Führungskräfte, hier einen ein Ausgleich zu finden, bei dem alle Interessen gleichermaßen zur Geltung kommen. Denn das individuelle Bedürfnis nach Homeoffice darf nicht zulasten des Betriebs oder der anderen Teammitglieder gehen. Die Führungskraft hat dafür Sorge zu tragen, diesen Aushandlungsprozess zu steuern und am Ende zu einem zufriedenstellenden Ergebnis für alle Beteiligten zu bringen.  

 

Werkzeuge wie die Gesprächsmatrix unterstützen den Aushandlungsprozess

Um dies effizient und zielführend zu bewerkstelligen, bieten sich unterschiedliche Werkzeuge an. In unserer Erfahrung hat sich ein Prozess aus den folgenden fünf Schritten gut bewährt:

  1. Zuerst müssen die individuellen Anliegen geklärt werden.
  2. Dann geht es darum, Lösungsmöglichkeiten zu entwickeln,
  3. und diese zu bewerten.
  4. Danach muss die gefundene Lösung ausgewählt und zeitlich begrenzt umgesetzt werden.
  5. Dann beginnt die eigentliche Arbeit: Den Aushandlungsprozess zwischen den unterschiedlichen Interessen zu gestalten.

Beim Aushandlungsprozess sollten die Führungskräfte darauf bedacht sein, eine Win-Win-Situation zwischen Individuum und Team herbeizuführen. Die Ergebnisse finden schließlich in schriftlich fixierten und zeitlich begrenzten Vereinbarungen ihren Niederschlag.

Ein Großteil des Gesprächsaufwands hierzu findet im Einzelgespräch mit dem jeweiligen Mitarbeiter beziehungsweise der Mitarbeiterin statt. Die gefundenen Lösungen sind schließlich auch im Meeting mit den übrigen Teammitgliedern abzuklären. Um diese Prozesse strukturiert anzugehen, können Führungskräfte auf Muster von Gesprächsleitfäden zurückgreifen, die wir gerne gemeinsam auf Ihre Bedürfnisse hin anpassen können. 

 

Falls Sie Interesse an diesem Thema haben oder sich bereits konkret fragen, wie Sie Möglichkeiten zum Mobilen Arbeiten in Ihrem Unternehmen umsetzen können, schicken Sie mir hier gerne eine Nachricht. Sie erreichen mich gerne auch telefonisch unter 07725 914754.

 

Ich freue mich auf Sie!

 

Ihr Martin Volz-Neidlinger

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