Frau am Laptop

Homeoffice in Corona-Zeiten – Wie man Teamgeist auch von zu Hause aus am Leben erhält

Arbeiten im eigenen Homeoffice, nicht selten auch in Kombination mit einem Team, ist für viele inzwischen nahezu alltäglich geworden. Die Unternehmen sind gezwungen, sich mehr oder weniger über Nacht damit auseinanderzusetzen. Eine Schlüsselfrage, die Vorgesetzte seither bewegt: Welchen Einfluss wird das Homeoffice auf die Produktivität der eigenen Leistungen und eines zuvor in Präsenz geführten Teams haben?

Die Antwort wird je nach Unternehmen und Mitarbeitende im Homeoffice ganz unterschiedlich ausfallen. Zwei Aspekte aber sind immer zu berücksichtigen. Wie schaffen wir es eine fördernde Teamkultur aufzubauen, auch wenn wir uns nicht mehr regelmäßig sehen? Und wie organisiere ich mich, wenn ich zuhause arbeite? Die Fragen der fördernden Teamkultur und des effektiven Selbstmanagements sind zentral für eine effektive Aufgabenerledigung und Zusammenarbeit.  In diesem Blogbeitrag blicken wir auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Mitarbeitenden, die in einem Team virtuell zusammenarbeiten.

Wie produktiv sind wir von zu Hause aus? 

Mitarbeitende betonen gerne, dass sie produktiver sind, wenn sie zu Hause arbeiten. Zum Beispiel, weil sie nicht so oft unterbrochen werden oder weil die Work-Life-Balance zu Hause leichter zu bewältigen ist. In den meisten Fällen stimmt diese Erfahrung. Was für eine funktionierende Teamarbeit aber auch zu berücksichtigen ist, sind die Aufgaben, die normalerweise automatisch im Büro ablaufen oder die Begegnungen und Gespräche zwischendurch, die für einen reibungslosen Workflow so wichtig sind. Diese müssen im Homeoffice nun aktiv kompensiert werden. Und das erfordert Veränderungen in der Arbeitsweise und vor allem in der Art und Weise der Kommunikation.

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Erwartungen setzen

Es ist unrealistisch zu erwarten, dass sich automatisch alle Mitarbeitende, die von einem Tag auf den anderen gezwungen sind, im Homeoffice zu arbeiten, an die notwendigen Veränderungen selbständig anpassen können. Viele benötigen Unterstützung und einen Rahmen, der Sicherheit gibt, vor allem für die Arbeit im Team. Ein wichtiger Teil der Teamarbeit ist die Bildung von gemeinsamen und harmonisierenden Arbeitsweisen. Nur so können die Veränderungen gemeinsam gemeistert und die anstehenden Aufgaben zeitgerecht erledigt werden.

Soziale Veränderungen 

Nehmen wir heute einmal die Veränderungen der vergangenen Monate in den Blick – aus Sicht der Teammitglieder. Was brauchen sie, um sich in einem Team, das sie nicht mehr Tag für Tag real erleben, wohlzufühlen und dazugehörig zu erleben? Wie können die sozialen Aspekte der Zusammenarbeit auch im Homeoffice erlebbar gemacht werden? Das geht, wie es eine Kollegin von mir so schön gesagt hat, in einer Mischung aus Struktur und Freiheit.

Impulse und Tipps für die Umsetzung

Was Teammitglieder gelernt haben und was sie inzwischen erwarten – auch wenn sie es nicht aussprechen

Schaffen Sie eine Atmosphäre, in der Zusammenhalt entstehen kann, genauso wie bei realen Begegnungen im Büroalltag. Dazu helfen einige wenige Vereinbarungen, die Sie auf Teamebene gemeinsam festlegen.

Begrüßen Sie sie, wenn Sie den Tag beginnen, und verabschieden Sie sich, wenn Sie ihn beenden. Wenn Sie zum Mittagessen gehen oder eine lange Pause machen, teilen Sie mit, wann Sie wieder erreichbar sind. Kleine Dinge wie diese helfen Ihnen, mit Ihren Teammitgliedern in Kontakt zu bleiben und allen mitzuteilen, ob Sie gerade verfügbar sind. Genauso hilfreich sind gemeinsam festgelegte Zeiten, in denen Sie sich gegenseitig nicht bei der Arbeit unterbrechen, um ungestört arbeiten zu können. Durch diese Mischung aus Freiheit und Verbindlichkeit wird Ihr Teamgeist massiv gestärkt und das Gefühl von sozialer Verbundenheit wird vertieft.

Machen Sie die nonverbale Kommunikation verbal und sichtbar

Im Büro bekommen Sie es leichter mit, ob ein Kollege oder eine Kollegin am Arbeitsplatz oder intensiv mit einer Aufgabe beschäftigt ist. Wenn es jedoch um eine Teamarbeit im Homeoffice geht, muss Anwesenheit und Abwesenheit kommuniziert werden. Einfache Status-Mitteilungen wie „Ich bin in einem Video-Meeting mit…“ und „Ich bin mit meinem Meeting fertig“ oder „Ich muss 30 Minuten eine Vorlage Korrekturlesen“ informieren Ihre Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen darüber, dass Sie im Moment nicht verfügbar sind. Mit diesen kleinen „Informationsschnipseln“ hat Ihr Team jedoch die Möglichkeit, ohne allzu große Formalitäten involviert und noch „verbunden“ zu bleiben.

Bei Meetings und Videokonferenzen unterstützen inzwischen digitale Tools und Pinnwände die virtuellen Daily-Meetings und die Visualisierung des Projektstatus und der Ergebnisse. Da damit alle auch bei räumlicher Entfernung auf dem gleichen Informationsstand sind, tragen auch sie zur Verbundenheit und Zusammengehörigkeit bei.

Vereinbarte Rückmeldungs-/Reaktionszeiten

Ein Großteil der Bürokommunikation findet immer noch in Echtzeit statt. Im Homeoffice dagegen merken die Teammitglieder nicht, ob und wie die Kolleginnen und Kollegen verfügbar sind. Es ist normal, dass Sie nicht sofort eine Antwort erhalten. Makromanagement zerstört den Workflow. Ein wichtiger Beitrag zu einer fördernden Teamkultur ist daher die Vereinbarung, wie schnell man auf welche Art von Anfragen zu reagieren hat. Teams haben inzwischen gute Erfahrungen damit gemacht, sich auf festgelegte Antwortzeiten für unterschiedliche Arten von Anfragen auf unterschiedlichen Kommunikationskanälen zu einigen. Dies können sein: Anrufe werden sofort entgegengenommen und beantwortet, Botschaften auf dem internen Kommunikationskanal innerhalb von 10 Minuten, E-Mails innerhalb von zwei Stunden usw.

Vereinbarte Kommunikationskanäle

Es ist inzwischen eine Binsenweisheit: Wir können nicht nicht kommunizieren. Aber wie wir in der Situation des Homeoffice kommunizieren, hängt u.a. von Inhalt, Zielgruppen, Wichtigkeit und Dringlichkeit ab. Das kurze „Hallo“ am Morgen zum Beispiel sollte so schnell wie möglich beantwortet werden. Eine Vertragsänderung hingegen wird in der Regel nicht spontan besprochen. Aber die Ergebnisse müssen dokumentiert und zugänglich aufbewahrt werden. Eine Leistungsbeurteilung eines Mitarbeitenden kann online durchgeführt werden. Dies aber unter Ausschluss der anderen Teammitglieder und bilateral, während ein virtuelles Teammeeting allen die Möglichkeit bieten sollte, sich einzubringen.

Es gibt kein einzelnes Tool, das sich für die Teamarbeit im Homeoffice und für jede Form der Kommunikation optimal für das ganze Team eignet. Aber inzwischen haben sich viele Unternehmen darauf geeinigt, welche Tools für welche Art der Kommunikation verwendet werden. Nur: Die Anforderung als Team virtuell zusammenzuwachsen und gemeinsam an Ergebnisse zu erreichen, die ist nochmals gestiegen. Diese Anforderung ersetzt kein Tool. Dazu braucht es kompetenten Führungsverantwortliche, verbindliche Rahmenbedingungen und eine den Zusammenhalt fördernde Teamkultur sowie Mitarbeitende, die sich selbst gut organisieren können.

Fazit

Die Erfahrungen der vergangenen Monate haben gezeigt, wie schnell Veränderungen möglich sind, auch wenn sie vorher undenkbar und unvorstellbar waren. Mobiles Arbeiten und die Arbeit von zuhause aus werden zukünftig selbstverständliche Arbeitsformen sein. Es wird spannend sein zu sehen, wie Unternehmen zukünftig das Verhältnis zwischen Arbeit vor Ort und Arbeit zuhause gestalten. Es wird spannend sein, wie sie die Aufgabe des realen und virtuellen Zusammenhalts auf Teamebene bewältigen. Die in diesem Blogbeitrag zusammengefassten Erfahrungen können dabei unterstützen.

Dazu braucht es aber auch Vorgesetzte, die fähig sind, die Teambildung auch virtuell kompetent zu gestalten. Davon handelte der letzte Blogbeitrag. Im nächsten Blogbeitrag wenden wir uns der Frage zu, welche Anforderungen dies an das Selbstmanagement eines jeden einzelnen Teammitglieds stellt.

Falls Sie Interesse an den Erfahrungen zum Einsatz unterschiedlicher Tools haben oder sich bereits konkret fragen, wie Sie virtuell gut als ein Team zusammenwachsen können, schicken Sie mir gerne eine Nachricht an volz-neidlinger@vn-p.de. Sie erreichen mich auch telefonisch unter 07725 914754.

Ich freue mich auf Sie!

Ihr Martin Volz-Neidlinger

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