Frau am Laptop

Homeoffice in Corona-Zeiten – Wie man Teamgeist auch von zu Hause aus am Leben erhält

Arbeiten im eigenen Homeoffice, nicht selten auch in Kombination mit einem Team, ist für viele inzwi­schen nahezu alltäg­lich gewor­den. Die Unternehmen sind gezwun­gen, sich mehr oder weniger über Nacht damit ausein­an­der­zu­set­zen. Eine Schlüsselfrage, die Vorgesetzte seither bewegt: Welchen Einfluss wird das Homeoffice auf die Produktivität der eigenen Leistungen und eines zuvor in Präsenz geführ­ten Teams haben?

Die Antwort wird je nach Unternehmen und Mitarbeitende im Homeoffice ganz unter­schied­lich ausfal­len. Zwei Aspekte aber sind immer zu berück­sich­ti­gen. Wie schaf­fen wir es eine fördernde Teamkultur aufzu­bauen, auch wenn wir uns nicht mehr regel­mä­ßig sehen? Und wie organi­siere ich mich, wenn ich zuhause arbeite? Die Fragen der fördern­den Teamkultur und des effek­ti­ven Selbstmanagements sind zentral für eine effek­tive Aufgabenerledigung und Zusammenarbeit. In diesem Blogbeitrag blicken wir auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Mitarbeitenden, die in einem Team virtu­ell zusammenarbeiten.

Wie produk­tiv sind wir von zu Hause aus? 

Mitarbeitende betonen gerne, dass sie produk­ti­ver sind, wenn sie zu Hause arbei­ten. Zum Beispiel, weil sie nicht so oft unter­bro­chen werden oder weil die Work-Life-Balance zu Hause leich­ter zu bewäl­ti­gen ist. In den meisten Fällen stimmt diese Erfahrung. Was für eine funktio­nie­rende Teamarbeit aber auch zu berück­sich­ti­gen ist, sind die Aufgaben, die norma­ler­weise automa­tisch im Büro ablau­fen oder die Begegnungen und Gespräche zwischen­durch, die für einen reibungs­lo­sen Workflow so wichtig sind. Diese müssen im Homeoffice nun aktiv kompen­siert werden. Und das erfor­dert Veränderungen in der Arbeitsweise und vor allem in der Art und Weise der Kommunikation.

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Erwartungen setzen

Es ist unrea­lis­tisch zu erwar­ten, dass sich automa­tisch alle Mitarbeitende, die von einem Tag auf den anderen gezwun­gen sind, im Homeoffice zu arbei­ten, an die notwen­di­gen Veränderungen selbstän­dig anpas­sen können. Viele benöti­gen Unterstützung und einen Rahmen, der Sicherheit gibt, vor allem für die Arbeit im Team. Ein wichti­ger Teil der Teamarbeit ist die Bildung von gemein­sa­men und harmo­ni­sie­ren­den Arbeitsweisen. Nur so können die Veränderungen gemein­sam gemeis­tert und die anste­hen­den Aufgaben zeitge­recht erledigt werden.

Soziale Veränderungen 

Nehmen wir heute einmal die Veränderungen der vergan­ge­nen Monate in den Blick – aus Sicht der Teammitglieder. Was brauchen sie, um sich in einem Team, das sie nicht mehr Tag für Tag real erleben, wohlzu­füh­len und dazuge­hö­rig zu erleben? Wie können die sozia­len Aspekte der Zusammenarbeit auch im Homeoffice erleb­bar gemacht werden? Das geht, wie es eine Kollegin von mir so schön gesagt hat, in einer Mischung aus Struktur und Freiheit.

Impulse und Tipps für die Umsetzung

Was Teammitglieder gelernt haben und was sie inzwi­schen erwar­ten – auch wenn sie es nicht aussprechen

Schaffen Sie eine Atmosphäre, in der Zusammenhalt entste­hen kann, genauso wie bei realen Begegnungen im Büroalltag. Dazu helfen einige wenige Vereinbarungen, die Sie auf Teamebene gemein­sam festlegen.

Begrüßen Sie sie, wenn Sie den Tag begin­nen, und verab­schie­den Sie sich, wenn Sie ihn beenden. Wenn Sie zum Mittagessen gehen oder eine lange Pause machen, teilen Sie mit, wann Sie wieder erreich­bar sind. Kleine Dinge wie diese helfen Ihnen, mit Ihren Teammitgliedern in Kontakt zu bleiben und allen mitzu­tei­len, ob Sie gerade verfüg­bar sind. Genauso hilfreich sind gemein­sam festge­legte Zeiten, in denen Sie sich gegen­sei­tig nicht bei der Arbeit unter­bre­chen, um ungestört arbei­ten zu können. Durch diese Mischung aus Freiheit und Verbindlichkeit wird Ihr Teamgeist massiv gestärkt und das Gefühl von sozia­ler Verbundenheit wird vertieft.

Machen Sie die nonver­bale Kommunikation verbal und sicht­bar

Im Büro bekom­men Sie es leich­ter mit, ob ein Kollege oder eine Kollegin am Arbeitsplatz oder inten­siv mit einer Aufgabe beschäf­tigt ist. Wenn es jedoch um eine Teamarbeit im Homeoffice geht, muss Anwesenheit und Abwesenheit kommu­ni­ziert werden. Einfache Status-Mitteilungen wie “Ich bin in einem Video-Meeting mit…” und “Ich bin mit meinem Meeting fertig” oder “Ich muss 30 Minuten eine Vorlage Korrekturlesen” infor­mie­ren Ihre Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen darüber, dass Sie im Moment nicht verfüg­bar sind. Mit diesen kleinen „Informationsschnipseln“ hat Ihr Team jedoch die Möglichkeit, ohne allzu große Formalitäten invol­viert und noch „verbun­den“ zu bleiben.

Bei Meetings und Videokonferenzen unter­stüt­zen inzwi­schen digitale Tools und Pinnwände die virtu­el­len Daily-Meetings und die Visualisierung des Projektstatus und der Ergebnisse. Da damit alle auch bei räumli­cher Entfernung auf dem gleichen Informationsstand sind, tragen auch sie zur Verbundenheit und Zusammengehörigkeit bei.

Vereinbarte Rückmeldungs-/Reaktionszeiten

Ein Großteil der Bürokommunikation findet immer noch in Echtzeit statt. Im Homeoffice dagegen merken die Teammitglieder nicht, ob und wie die Kolleginnen und Kollegen verfüg­bar sind. Es ist normal, dass Sie nicht sofort eine Antwort erhal­ten. Makromanagement zerstört den Workflow. Ein wichti­ger Beitrag zu einer fördern­den Teamkultur ist daher die Vereinbarung, wie schnell man auf welche Art von Anfragen zu reagie­ren hat. Teams haben inzwi­schen gute Erfahrungen damit gemacht, sich auf festge­legte Antwortzeiten für unter­schied­li­che Arten von Anfragen auf unter­schied­li­chen Kommunikationskanälen zu einigen. Dies können sein: Anrufe werden sofort entge­gen­ge­nom­men und beant­wor­tet, Botschaften auf dem inter­nen Kommunikationskanal inner­halb von 10 Minuten, E‑Mails inner­halb von zwei Stunden usw.

Vereinbarte Kommunikationskanäle

Es ist inzwi­schen eine Binsenweisheit: Wir können nicht nicht kommu­ni­zie­ren. Aber wie wir in der Situation des Homeoffice kommu­ni­zie­ren, hängt u.a. von Inhalt, Zielgruppen, Wichtigkeit und Dringlichkeit ab. Das kurze „Hallo“ am Morgen zum Beispiel sollte so schnell wie möglich beant­wor­tet werden. Eine Vertragsänderung hinge­gen wird in der Regel nicht spontan bespro­chen. Aber die Ergebnisse müssen dokumen­tiert und zugäng­lich aufbe­wahrt werden. Eine Leistungsbeurteilung eines Mitarbeitenden kann online durch­ge­führt werden. Dies aber unter Ausschluss der anderen Teammitglieder und bilate­ral, während ein virtu­el­les Teammeeting allen die Möglichkeit bieten sollte, sich einzubringen.

Es gibt kein einzel­nes Tool, das sich für die Teamarbeit im Homeoffice und für jede Form der Kommunikation optimal für das ganze Team eignet. Aber inzwi­schen haben sich viele Unternehmen darauf geeinigt, welche Tools für welche Art der Kommunikation verwen­det werden. Nur: Die Anforderung als Team virtu­ell zusam­men­zu­wach­sen und gemein­sam an Ergebnisse zu errei­chen, die ist nochmals gestie­gen. Diese Anforderung ersetzt kein Tool. Dazu braucht es kompe­ten­ten Führungsverantwortliche, verbind­li­che Rahmenbedingungen und eine den Zusammenhalt fördernde Teamkultur sowie Mitarbeitende, die sich selbst gut organi­sie­ren können.

Fazit

Die Erfahrungen der vergan­ge­nen Monate haben gezeigt, wie schnell Veränderungen möglich sind, auch wenn sie vorher undenk­bar und unvor­stell­bar waren. Mobiles Arbeiten und die Arbeit von zuhause aus werden zukünf­tig selbst­ver­ständ­li­che Arbeitsformen sein. Es wird spannend sein zu sehen, wie Unternehmen zukünf­tig das Verhältnis zwischen Arbeit vor Ort und Arbeit zuhause gestal­ten. Es wird spannend sein, wie sie die Aufgabe des realen und virtu­el­len Zusammenhalts auf Teamebene bewäl­ti­gen. Die in diesem Blogbeitrag zusam­men­ge­fass­ten Erfahrungen können dabei unterstützen.

Dazu braucht es aber auch Vorgesetzte, die fähig sind, die Teambildung auch virtu­ell kompe­tent zu gestal­ten. Davon handelte der letzte Blogbeitrag. Im nächs­ten Blogbeitrag wenden wir uns der Frage zu, welche Anforderungen dies an das Selbstmanagement eines jeden einzel­nen Teammitglieds stellt.

Falls Sie Interesse an den Erfahrungen zum Einsatz unter­schied­li­cher Tools haben oder sich bereits konkret fragen, wie Sie virtu­ell gut als ein Team zusam­men­wach­sen können, schicken Sie mir gerne eine Nachricht an volz-neidlinger@vn‑p.de. Sie errei­chen mich auch telefo­nisch unter 07725 914754.

Ich freue mich auf Sie!

Ihr Martin Volz-Neidlinger

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